Tuesday, May 24, 2005

การเชื่อมโยงตลาดนัดความรู้สู่ระบบจัดการความรู้ ฉบับปรับปรุง
วิจารณ์ พานิช
24 พ.ค.48

เมื่อวานผม post เรื่องนี้ไปครั้งหนึ่งแล้ว แต่เช้าวันนี้ได้ปรับปรุงเนื้อหาให้ครบถ้วนขึ้น จึง post ใหม่อีกครั้งหนึ่ง

ขอย้ำว่าเรื่องนี้สำคัญมาก ต่อความสำเร็จของการจัดการความรู้ในองค์กร เพราะการจัดการความรู้เป็นเรื่องของการเปลี่ยนแปลงถึงรากถึงโคน หรือถึงแก่น คือเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร จึงต้องการ Change Management ที่เอาจริงเอาจังมาก

การจัดกิจกรรมเพื่อทำความรู้จักการจัดการความรู้ หรือฝึกอบรมให้เข้าใจการจัดการความรู้จากการฝึกปฏิบัติจริง ไม่ใช่กิจกรรมที่ลอยตัวอยู่โดดๆ แต่เป็นกิจกรรมเพื่อเริ่มต้นการดำเนินการจัดการความรู้ไปในตัว ดังนั้นในการเตรียมการจัดตลาดนัดความรู้ หรือจัด KM workshop คณะผู้จัดจะต้องเตรียมตัว ๒ ชั้น คือเตรียมจัดตลาดนัดหรือ workshop และเตรียมดำเนินการจัดการความรู้ในองค์กรต่อเนื่องไปเลยหลังจากเสร็จกิจกรรมตลาดนัดหรือ workshop

ดังนั้นเมื่อจะมีการจัดตลาดนัดหรือ workshop จะต้องมีคณะกรรมการ ๒ ชุดพร้อมอยู่แล้ว คือ
1. คณะกรรมการประสานงานจัดการความรู้ (ขององค์กร)
2. คณะกรรมการจัดตลาดนัดหรือ workshop
โดยที่คณะกรรมการทั้งสองควรมีสมาชิกซ้อนเหลื่อมกัน และทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด รับลูกส่งลูกแก่กันอย่างรู้ใจกัน ตลาดนัดหรือ workshop ต้องจัดให้สอดคล้องกับยุทธศาสตร์และแผนดำเนินการภาพใหญ่ของระบบจัดการความรู้ และจะต้องวางแผนนำผลจากตลาดนัดหรือ workshop ไปดำเนินการต่อ

นั่นหมายความว่า ก่อนจะมีการฝึกอบรม (ตลาดนัดหรือ workshop) คณะกรรมการประสานงานจัดการความรู้จะต้องมีเป้าหมาย และแผนยุทธศาสตร์ของการจัดการความรู้ในองค์กร อย่างน้อยก็อย่างคร่าวๆ อยู่ก่อนแล้ว

การเตรียมกลไก หรือเครื่องมือขับเคลื่อนการจัดการความรู้ ต่อจากการฝึกอบรม

การฝึกอบรมเป็นเพียงจุดเริ่มต้น เป็นกิจกรรมเพื่อทำความรู้จักการจัดการความรู้ ถ้าไม่เกิดกิจกรรมต่อเนื่อง คือการดำเนินการจริง ที่เป็นการดำเนินการจัดการความรู้ในงานประจำ การลงทุนลงแรงลงเวลาในการจัดการฝึกอบรมก็จะสูญเปล่า ดังนั้นการฝึกอบรมต้องไม่ใช่กิจกรรมที่เกิดขึ้นและสิ้นสุดในตัวของมันเอง ต้องเป็นกิจกรรมที่มีการออกแบบหรือวางแผนให้เป็นส่วนหนึ่งของแผนดำเนินการจัดการความรู้ในภาพรวม

นั่นหมายความว่า ในการวางแผนและดำเนินการฝึกอบรม ต้องยกร่างแผนการดำเนินการต่อไว้ล่วงหน้า และก่อนจะจบการฝึกอบรม จะต้องมีการทำความตกลง แผนการดำเนินการต่อ ให้เป็นแผนที่ผู้เข้าร่วมตลาดนัดความรู้ หรือการประชุมปฏิบัติการร่วมกันร่าง และร่วมกันเป็นเจ้าของ เป็นแผนที่จะมีการติดตามผลหลังเวลาผ่านไปเพียง ๓ เดือน เป็นแผนที่มีหลายกิจกรรม แต่ละกิจกรรมมีตัวชี้วัดกิจกรรม และผลสำเร็จ และมีการกำหนดหน่วยงานหรือบุคคลผู้รับผิดชอบแต่ละกิจกรรม

กลไกขับเคลื่อนกิจกรรมจัดการความรู้นี้สำคัญมาก เพราะในตอนเริ่มต้น กิจกรรมจัดการความรู้ มักมีสภาพที่ไม่ชัดเจน ไม่มีเจ้าของตัวจริง ยังไม่ลงหลักปักฐานสอดแทรกเข้าไปอยู่ในเนื้องานประจำ ถ้าไม่มีกลไกการจัดการเพื่อขับเคลื่อนการสร้างรากฐานอย่างจริงจัง ระบบการจัดการความรู้จะลอย มีเพียงชื่อ หรือเอกสารในกระดาษ หรือเพียงร่องรอยของการฝึกอบรม แม้เอกสารจากการฝึกอบรมก็อาจไม่มีคนเก็บ หรือแม้มีคนเก็บ ก็เอาไปซุกไว้ ไม่ได้เอาไปดำเนินการต่อ

การดำเนินการต่อใน ๒ สถานการณ์

การดำเนินการฝึกอบรมเพื่อทำความรู้จักและเริ่มต้นการจัดการความรู้ เกิดผลได้ ๒ แบบ คือเกิดผลสำเร็จ กับล้มเหลว

คณะกรรมการหรือคณะทำงานจัดการอบรมต้องเตรียมพร้อมที่จะเผชิญผลในรูปแบบใดแบบหนึ่งใน ๒ แบบนี้ โดยไม่ฟูใจหรือเสียขวัญ

นั่นคือคณะกรรมการหรือคณะทำงานจัดการอบรมและคณะกรรมการประสานงานจัดการจัดการความรู้ต้องเตรียมแผนดำเนินการต่อ ไว้ ๒ แผน
· แผนที่ ๑ กรณีการฝึกอบรมประสบผลสำเร็จดียิ่ง มีการบันทึก ขุมความรู้ และ แก่นความรู้ ได้ในระดับที่น่าพึงพอใจ และมีแผนการดำเนินการต่ออย่างเป็นรูปธรรม
· แผนที่ ๒ กรณีการฝึกอบรมล้มเหลว ไม่ได้ ขุมความรู้ และ แก่นความรู้ ไม่สามารถทำความตกลงแผนการดำเนินการต่อ และหรือไม่มีหน่วยงาน และหรือ บุคคลที่ยินดีรับไปดำเนินการกิจกรรมต่อ

ในกรณีที่สถานการณ์เป็นแบบที่ ๒ คณะกรรมการประสานงานจัดการความรู้จะต้องไม่ขวัญเสีย หรือท้อถอย จะต้องยอมรับว่าไม่มีทางที่จะได้ผลสำเร็จเสมอไป คณะกรรมการฯ จะต้อง “จัดการความรู้จากความล้มเหลว” คือดำเนินการ AAR – After Action Review ตรวจสอบว่าเหตุใดจึงไม่บรรลุผลสำเร็จที่คาดหวัง หากจะดำเนินการฝึกอบรมอีก จะทำต่างจากเดิมอย่างไร หรือจะเริ่มด้วยกิจกรรมอื่นที่ไม่ใช่การฝึกอบรมโดยการปฏิบัติ นั่นคือคณะกรรมการประสานงานจัดการความรู้ จะต้องประเมินสถานการณ์ใหม่ กำหนดยุทธศาสตร์ใหม่ โดยเอาความรู้ที่ได้รับจากความล้มเหลว มาใช้

การจัดการระบบจัดการความรู้

การจัดการความรู้เป็นสิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานตามปกติไม่คุ้นเคย และมักมองเป็นกิจกรรมที่แยกต่างหาก ไม่เชื่อมโยงสัมพันธ์กับงานของตน การจัดการระบบการจัดการความรู้จึงมีภารกิจสำคัญคือ หลังจากดำเนินการจัดตลาดนัดความรู้ หรือประชุมปฏิบัติการทำความรู้จักการจัดการความรู้แล้ว จะต้องให้มีผู้รับผิดชอบดำเนินการต่อไปนี้
1. ให้ผู้เข้าร่วม ทั้งที่เป็น “คุณกิจ” และ “คุณอำนวย” ร่วมกันกำหนดแผนกิจกรรมที่จะกลับไปปฏิบัติ และกำหนดเป้าหมายความสำเร็จที่จะเกิดขึ้นภายใน ๓ เดือน
2. จัดระบบสารสนเทศ (เช่น เว็บไซต์ หรือ เว็บบล็อก) ให้แต่ละหน่วยงานย่อย หรือแต่ละกลุ่ม “คุณกิจ” เข้าไปเล่า กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของกลุ่มตน, ความรู้ใหม่ที่เกิดขึ้นจากประสบการณ์การทำงาน และนำประสบการณ์นั้นมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างเพื่อนร่วมงาน, เรื่องเล่าที่แสดงความรู้ใหม่ วิธีการทำงานใหม่ หรือความสำเร็จที่ภาคภูมิใจ และทุกๆเดือนมีการรวบรวม สังเคราะห์ความรู้จากการปฏิบัติ และเป็นความรู้เพื่อการปฏิบัติให้ค้นง่าย เป็นหมวดหมู่ และยกย่องกลุ่มผู้สร้างความรู้นั้น
3. ส่งเสริมและอำนวยความสะดวกให้แต่ละหน่วยงานย่อยรวบรวม ขุมความรู้ (Knowledge Assets) และ แก่นความรู้ (Core Competence) สำหรับใช้งานและยกระดับความรู้โดยการปฏิบัติงานในหน่วยงานของตน และเผยแพร่ให้เพื่อนร่วมงานในองค์กรได้รับรู้และนำไปใช้
4. มีการให้รางวัลแก่กิจกรรมเด่นด้านการแลกเปลี่ยนความรู้ ด้านการรวบรวม ขุมความรู้ และ แก่นความรู้ และแก่ผลงานที่เกิดจากการประยุกต์ใช้ความรู้ ในแต่ละเดือน โดยที่รางวัลเน้นที่การสร้างความยอมรับ และยกย่อง มากกว่าการให้วัตถุสิ่งของ
5. มีการจัดกิจกรรมตลาดนัดความรู้เล็กๆ ประจำเดือน ในหน่วยงานย่อย หมุนเวียนหน่วยงานเจ้าภาพ
6. กิจกรรมอื่นๆ ตามความเหมาะสม

เมื่อครบกำหนด ๓ เดือน คณะกรรมการประสานงานจัดการความรู้ขององค์กร จะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลกิจกรรมและผลที่เกิดขึ้น นำมาตรวจสอบประเด็นต่อไปนี้
1. มีการเปลี่ยนแปลงวิธีทำงาน หรือพฤติกรรมของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ภายในหน่วยงานย่อย และข้ามหน่วยงานย่อยหรือไม่
2. หน่วยงานย่อยใดที่มีการเปลี่ยนแปลงดีมาก เป็นเพราะเหตุใด
3. หน่วยงานย่อยใดไม่มีการเปลี่ยนแปลงเลย เพราะเหตุใด
4. จะขยายพฤติกรรมที่พึงประสงค์ตามข้อ ๒ ไปยังหน่วยงานอื่นๆ ได้อย่างไร
5. มีการรวบรวม ขุมความรู้ (Knowledge Assets) และ แก่นความรู้ (Core Competence) ไว้อย่างไรบ้าง มีการนำไปใช้และยกระดับความรู้อย่างไรบ้าง ในภาพรวมของทั้งองค์กร
6. ประเด็นอื่นๆ ที่มีความสำคัญต่อองค์กร หรือมีความสำคัญต่อการขับเคลื่อนการจัดการความรู้ขององค์กร

คณะกรรมการประสานงานจัดการความรู้ จะต้องคอยตรวจสอบ และหาทางส่งเสริมให้เกิดการแลกเปลี่ยนแบ่งปันความรู้ และสร้างความรู้ขึ้นใช้งานอยู่ตลอดเวลา โดยควรต้องพิจารณาจัดกิจกรรมต่อไปนี้ ตามความเหมาะสม
1. การจัดให้ “คุณกิจ” และ “คุณอำนวย” ไปดูงานในหน่วยงานภายนอกที่มีผลงานหรือวิธีการเลิศ (Best Practice) ในงานที่เป็นหัวใจขององค์กร
2. การจัดกิจกรรม เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist) หรือ Benchmarking
3. การจัดการประชุมปฏิบัติการ หรือตลาดนัดความรู้ เพื่อให้พนักงานที่ยังไม่เคยเข้า ได้รู้จักการจัดการความรู้โดยการสัมผัสด้วยตนเอง เป็นการเพิ่มจำนวนผู้ที่รู้จักและเข้าใจการจัดการความรู้
4. การจัดการประชุมปฏิบัติการเพื่อเสริมทักษะในการจัดการความรู้ เช่น สุนทรียสนทนา (Dialogue), วิธีทำ Benchmarking, Peer Assist, AAR – After Action Review, Retrospect, วิธีสกัด ขุมความรู้ (Knowledge Assets) ออกมาจากเรื่องเล่าของความสำเร็จ, วิธีสังเคราะห์และจัดหมวดหมู่ ขุมความรู้ (Core Competence), เป็นต้น ให้แก่ “คุณกิจ” และ “คุณอำนวย”
5. คัดเลือกหน่วยงานที่มีการดำเนินการจัดการความรู้ได้ผลดี ไปนำเสนอในมหกรรมจัดการความรู้ระดับชาติ หรือนำเสนอในมหกรรมจัดการความรู้ของหน่วยงานอื่น
6. คัดเลือก “คุณอำนวย” และ “คุณกิจ” ที่มีผลงานเด่น ไปเข้าประชุมจัดการความรู้ในต่างประเทศ เช่น KM Asia ที่ฮ่องกง หรือสิงคโปร์ หรือไปร่วมที่ยุโรป หรืออเมริกา ถ้ามีเงินงบประมาณมากพอ
7. หาทางช่วยเหลือหน่วยงานที่มีความอ่อนแอ ให้สามารถเริ่มดำเนินการได้ตามขีดความสามารถของตน
8. มีการสรุปภาพรวมของ ขุมความรู้ และ แก่นความรู้ ที่สั่งสมไว้ในองค์กร นำมาสื่อสารแก่พนักงาน และชี้ให้เห็นพลวัตของความรู้เพื่อการปฏิบัติงาน และชี้ให้เห็นความจำเป็นที่จะต้องขับเคลื่อนขบวนการความรู้ขององค์กรต่อไปไม่หยุดยั้ง
9. ดำเนินการอื่นๆ ที่เหมาะสม

ในแต่ละปี จะต้องมีการสรุปภาพรวมของการดำเนินการจัดการความรู้ นำลงในรายงานประจำปีขององค์กร และของแต่ละหน่วยงานย่อย และนำมาสื่อสารแก่พนักงาน เพื่อให้พนักงานร่วมกันขับเคลื่อนระบบจัดการความรู้ และการเรียนรู้ที่แนบแน่นอยู่กับงาน ให้ยิ่งๆ ขึ้นไป

คณะกรรมการประสานงานจัดการความรู้จะต้องคอยติดตามตรวจสอบระบบการจัดการความรู้ โดยการหาคำตอบต่อคำถามต่อไปนี้
1. การดำเนินการจัดการความรู้ได้ดำเนินการเป็นเนื้อเดียวกันกับการพัฒนางาน การพัฒนาบุคลากร และการพัฒนาองค์กรไปเป็นองค์กรเรียนรู้หรือไม่ จะทำให้เป็นเนื้อเดียวกันยิ่งขึ้น ได้อย่างไร
2. การลงทุนในกิจกรรมจัดการความรู้ ก่อผลในด้านผลงาน ด้านการพัฒนาคน และด้านการสั่งสม สินทรัพย์ความรู้ (Knowledge Assets) และการสร้างวัฒนธรรมองค์กร คุ้มค่าการลงทุนหรือไม่ จะทำให้คุ้มค่ายิ่งขึ้นได้อย่างไร
3. ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเหมาะสมต่อการดำเนินการจัดการความรู้หรือไม่ มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเพื่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้อย่างจริงจังเพียงใด จะใช้ให้ทรงพลังยิ่งขึ้นได้อย่างไร
4. เกิดการแบ่งปันความรู้ และเกิดการสื่อสาร ข้ามหน่วยงานย่อยเพิ่มขึ้นหรือไม่ เพียงใด และจะส่งเสริมให้เพิ่มยิ่งขึ้นได้อย่างไร
5. มีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานอย่างไรบ้างหรือไม่ จะส่งเสริมให้การทำงานประจำมีการใช้ความรู้เพิ่มขึ้น มีการสร้างความรู้สำหรับใช้งาน เพิ่มขึ้นได้อย่างไร
6. มีการดูดซับความรู้จากภายนอก เอามาปรับใช้พัฒนางาน ให้เหมาะสมต่อบริบทขององค์กร หรือหน่วยงานย่อย อย่างไรบ้าง จะส่งเสริมให้มีการดำเนินการดังกล่าวเข้มข้นขึ้น และก่อผลพัฒนาองค์กรมากยิ่งขึ้น ได้อย่างไร
7. พนักงานมีความสันทัด มีทักษะ ในการดำเนินการจัดการความรู้ เพิ่มขึ้นหรือไม่ ส่วนใดที่นับว่าเด่น ส่วนใดที่ควรดำเนินการพัฒนาเพิ่มเติม และควรดำเนินการอย่างไร
8. ขุมความรู้ และ แก่นความรู้ ขององค์กร มีเพียงพอ ทันสมัย และมีการพัฒนาตลอดเวลา สอดรับกับการพัฒนางานอย่างเหมาะสมหรือไม่ พนักงานสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลาหรือไม่ พนักงานมีการใช้งานมากน้อยเพียงใด จะพัฒนาคุณภาพ ความครอบคลุม และการเข้าถึง (accessibility) ได้อย่างไรบ้าง
9. คำถามอื่นๆ ที่มีความสำคัญต่อความก้าวหน้าและความสำเร็จของการจัดการความรู้ในองค์กร

คณะกรรมการประสานงานจัดการความรู้ จะต้องประสานงานไปยังผู้บริหารสูงสุด และคณะกรรมการนโยบายสูงสุดขององค์กร ให้ได้รับรู้กิจกรรม กระบวนการ และผลสำเร็จ รวมทั้งข้อจำกัด หรือปัญหาของการดำเนินการจัดการความรู้ และให้ผู้บริหารสูงสุด และหรือคณะกรรมการนโยบายสูงสุด มีการแสดงความพอใจ หรือไม่พอใจ และมีการกำหนดนโยบาย เป้าหมาย และทรัพยากร สำหรับดำเนินการจัดการความรู้ แจ้งแก่หน่วยงานย่อย และแก่คณะกรรมการประสานงานจัดการความรู้ อย่างน้อยปีละครั้ง ซึ่งหมายความว่า การจัดการความรู้เป็นเรื่องสำคัญในระดับเท่าเทียมกันกับผลกำไร หรือผลงานที่เป็นเป้าหมายหลักขององค์กร ความสำคัญดังกล่าวสะท้อนออกมาเป็นรูปธรรมที่ผู้บริหารสูงสุด และ กลไกกำกับดูแล (governance) องค์กร เอาใจใส่สอบถาม และติดตามผล รวมทั้งกำหนดนโยบายหรือแนวทางอย่างจริงจัง

คณะกรรมการประสานงานจัดการความรู้

หน้าที่
คณะกรรมการประสานงานจัดการความรู้ มีหน้าที่ประสานงาน และเอื้ออำนวยความสะดวกในการดำเนินการจัดการความรู้ของทุกหน่วยงานภายในองค์กร รวมทั้งริเริ่มกิจกรรมเพื่อกระตุ้น และสร้างความคึกคักในกิจกรรมจัดการความรู้ คณะกรรมการนี้มีส่วนสำคัญต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวของการจัดการความรู้ และในความเป็นจริงแล้วคณะกรรมการชุดนี้ควรทำหน้าที่ในลักษณะของ คณะทำงาน มากกว่า
องค์ประกอบ
คณะกรรมการประสานงานจัดการความรู้ขององค์กรควรประกอบด้วย
1. “คุณเอื้อ” คนใดคนหนึ่ง เป็นประธาน
2. “คุณอำนวย” ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นเจ้าหน้าที่ประจำ รับผิดชอบงานประจำของระบบจัดการความรู้ เป็นกรรมการและเลขานุการ
3. หัวหน้า หรือพนักงานระดับสูงของหน่วยงานด้านพัฒนาองค์กร (OD – Organization Development) เป็นกรรมการ
4. หัวหน้า หรือพนักงานระดับสูงของหน่วยงานด้านพัฒนาบุคลากร (HRD – Human Resource Development) เป็นกรรมการ
5. หัวหน้า หรือพนักงานระดับสูงของหน่วยงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT – Information & Communication Technology) เป็นกรรมการ
6. “คุณเอื้อ” และ “คุณกิจ” อีกจำนวนหนึ่ง เป็นกรรมการ โดยกระจายให้ครบหรือเกือบครบหน่วยงาน

เหตุผล
เหตุที่คณะกรรมการประสานงานจัดการความรู้ควรมีองค์ประกอบตามข้างบนก็เพราะ
1. คณะกรรมการจะต้องช่วยกันทำให้การจัดการความรู้ประสานหรือแทรกอยู่เป็นเนื้อเดียวกันกับงานประจำ ทั่วทั้งองค์กร
2. จะต้องกระตุ้นและส่งเสริมให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ แบ่งปันความรู้ เสาะหาความรู้ ข้ามสายงาน ข้ามหน่วยงาน ภายในองค์กร
3. ต้องทำให้กิจกรรมจัดการความรู้เป็นเนื้อเดียวกันกับกิจกรรมการพัฒนาองค์กร และการพัฒนาบุคลากร
4. ต้องพัฒนาระบบ ICT ขึ้นรองรับกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งเป็นหัวใจของการจัดการความรู้ คือต้องพัฒนา พื้นที่แลกเปลี่ยนเรียนรู้ ที่เป็น “พื้นที่เสมือน” (virtual space) ที่ง่ายต่อการใช้งาน (user friendly) ของพนักงานในองค์กร และเป็นที่จัดเก็บ ขุมความรู้ และ แก่นความรู้ เพื่อการบรรลุ “หัวปลา” ขององค์กร ให้ง่ายต่อการค้นหามาใช้งาน และง่ายต่อการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ

วิจารณ์ พานิช
๒๔ พค. ๔๘

-----------------------------------

0 Comments:

Post a Comment

<< Home